บัญชีและภาษี
เอกสารบัญชีรายเดือนที่ธุรกิจควรจัดให้พร้อมก่อนส่งสำนักงานบัญชี
ส่งสลิปธนาคารอย่างเดียวอาจยังอธิบายไม่ได้ว่ารายการนั้นเป็นค่าสินค้า เงินยืม หรือค่าใช้จ่ายส่วนตัว การจัดเอกสารบัญชีตั้งแต่ต้นทางช่วยลดคำถามย้อนหลัง และทำให้เจ้าของกิจการเห็นรายการที่ยังต้องติดตามได้ชัดขึ้น
1. แยกรายรับ รายจ่าย และการเคลื่อนไหวเงิน
จัดเอกสารขายและซื้อแยกเดือน เชื่อมใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และหลักฐานรับจ่ายที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน การโอนระหว่างบัญชีของกิจการไม่ควรถูกบันทึกเป็นรายได้จากลูกค้าโดยอัตโนมัติ ให้ระบุวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้ทำบัญชีตรวจ
หากใช้บัญชีส่วนตัวรับหรือจ่ายแทนกิจการ ให้ทำรายการแยกพร้อมคำอธิบาย ไม่ปล่อยให้ผู้ทำบัญชีเดาจากชื่อบัญชีเพียงอย่างเดียว และหารือวิธีแยกธุรกรรมให้ชัดในรอบต่อไป
2. ตรวจความครบของเอกสารก่อนส่ง
ดูชื่อคู่ค้า วันที่ รายการสินค้าและบริการ จำนวนเงิน และเลขที่เอกสารที่เกี่ยวข้อง หากข้อมูลไม่ตรงกับธุรกรรมจริงให้ติดต่อผู้ออกเอกสาร ไม่แก้ต้นฉบับเอง ส่วนเอกสารภาษีให้ผู้ทำบัญชีตรวจคุณสมบัติและการใช้สิทธิตามประเภทกิจการ
3. ทำรายการเอกสารค้างและกำหนดวันส่ง
สร้างตารางสั้น ๆ ว่าขาดเอกสารอะไร ใครติดตาม และคาดว่าจะได้เมื่อไร การแจ้งว่าบางรายการยังไม่ครบช่วยให้ประเมินงานได้ดีกว่าส่งแฟ้มแล้วถือว่าเสร็จ ควรตกลงวันส่งเอกสารกับสำนักงานบัญชีล่วงหน้าจากหน้าที่และกำหนดเวลาของกิจการจริง
4. หลังยื่นแบบ เก็บผลยื่นและตรวจการชำระ
ให้ระบุว่าใครตรวจยอด ใครอนุมัติ และใครชำระ เก็บหลักฐานการยื่นและการชำระตามที่ระบบออกให้ แล้วสอบถามรายการที่ยังค้าง การส่งข้อมูลให้สำนักงานบัญชีเพียงอย่างเดียวไม่ได้แสดงว่ายื่นแบบหรือชำระสำเร็จแล้ว สามารถตรวจคำแนะนำระบบ e-Filing จากกรมสรรพากรได้
เช็กลิสต์ก่อนนัดปรึกษา
- เอกสารขาย ซื้อ และหลักฐานรับจ่ายที่จับคู่แล้ว
- รายการเดินบัญชีและคำอธิบายรายการพิเศษ
- ข้อมูลเงินเดือน สินทรัพย์ และรายการอื่นที่เกี่ยวข้อง
- รายการเอกสารค้างและผลยื่นแบบรอบก่อน
คำถามพบบ่อย
ทุกค่าใช้จ่ายใช้ลดภาษีได้ไหม
ไม่ควรสรุปจากการจ่ายเงินจริงอย่างเดียว ต้องตรวจลักษณะรายจ่าย เอกสาร และเงื่อนไขทางภาษีของกิจการนั้น
กิจการยังไม่มีรายได้ต้องเตรียมบัญชีไหม
ควรเก็บรายการที่เกิดขึ้นและแจ้งสถานะให้ผู้ทำบัญชีตรวจ หน้าที่จัดทำบัญชีและยื่นแบบอาจยังมีแม้ไม่มีรายได้ ขึ้นอยู่กับประเภทและสถานะกิจการ
เนื้อหานี้เป็นข้อมูลทั่วไปสำหรับเตรียมปรึกษา การใช้กับแต่ละเรื่องต้องตรวจข้อเท็จจริง เอกสาร และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ณ เวลาดำเนินการ
